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Die Rikschas können ihren Zauber  nur entfalten, wenn die Rikschas regelmäßig unterwegs sind. Dabei spielen der/diePilot*in, der/dieKapitän*inund der/dieLotse*ineine wichtige Rolle. Es ist wichtig, dass Haupt-und Ehrenamt an einem Strang ziehen. Nur gemeinsam können die Fahrten koordiniert und durchgeführt werden.
 
Der/diePilot*in

Der/die Pilot*in unternimmt mit Bewohnern der Einrichtung Ausflüge ins Grüne. Dabei ist es diesen selbst überlassen, wie häufig, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten sie ein oder zwei ältere Mitmenschen auf eine Fahrt mitnehmen möchten (Natürlich können Sie vor Ort auch feste Tage/Zeiten festlegen). Erklären sich die Ehrenamtlichen bereit, als Pilot geschult zu werden, müssen sie sich auch darüber im Klaren sein, dass Ausfahrten auch angeboten werden. Dies soll zwar nicht zur Pflicht werden, sondern aus Leidenschaft und Freude geschehen, aber die Freude der Bewohner lebt natürlich vom Angebot der Ausfahrten. Vor der ersten Fahrt erhält der Pilot von dem Kapitän eine Schulung. Sie umfasst ein umfangreiches Fahrtraining (Handhabung Rikscha) sowie die Schulung zu einem sicheren Umgang mit den Bewohnern. Eine gute Pilotenschulung schafft bei den Piloten ein notwendiges Verantwortungsbewusstsein. Dies hilft mögliche Schäden und Unfälle im Umgang mit der Rikscha zu vermeiden. Meist sind die Ausfahrten rund ein bis zwei Stundenlang. Insbesondere an Wochenenden wird aber gerne auch mal einen Halbtagesausflug gemacht mit einer Pause in einem Café o.ä.
 
Der/die Kapitän*in

Die Rolle des/derKapitäns*in kann ein Angestellter aus der Einrichtung oder ein Mitglied von Radeln ohne Alter übernehmen. Die Funktion des Kapitäns ist optimaler Weise mit zwei Personen besetzt, damit auch bei Krankheit, Ferien oder sonstiger Verhinderung immer ein/e verantwortliche/e Ansprechpartner/in vor Ort ist. Der/dieKapitän*in einer Einrichtung hat dieVerantwortung für alle dort bewilligten Pilot*innen und ist deren Hauptansprechperson.

Der/dieLotse*in

Der/dieLotse*inist ein meist hauptamtlicher Mitarbeitende der Senioren-oder Pflegeeinrichtung. Die Rolle des/derLotsen*in wird im besten Fall von dem sozial-kulturellen Dienst der Einrichtung übernommen. Sie koordinieren die Fahrten innerhalb der Einrichtung. So bewirtschaften sie beispielsweise den Online-Kalender,d.h. sie checken regelmäßig den Kalender und fragen die Bewohner*innen, ob sie Lust auf eine Ausfahrt haben. Zudem nehmen sie Ausfahrtwünsche der Bewohner*innen–direkt oder über das Pflegepersonal -entgegen und tragen diese in den Kalender ein und senden den Piloten*inneneine entsprechende Email. In kleineren Einrichtungen bzw. Einrichtungen mit einem kleinen Ehrenamtsteam werden die Fahrten teilweise auch telefonisch oder anderweitig vereinbart.Das Konzept ist darauf ausgelegt, dass Radeln ohne Alter als selbst funktionierende